Datenschutz

Datenschutz und Personendaten

Der Kanton Solothurn als Arbeitgeber führt für sämtliche Angestellten Personaldossiers. Was passiert mit diesen Dossiers nach einem Austritt?

Gemäss § 6 Abs. 2 des Informations- und Datenschutzgesetzes (InfoDG) sind Personendaten alle Angaben, die sich auf eine bestimmte oder bestimmbare Person beziehen. Ob diese in elektronischer oder nicht-elektronischer Form vorliegen, macht keinen Unterschied.

Personendaten bei den Anstellungsbehörden

Personendaten betreffend das Anstellungsverhältnis finden sich im Personaldossier. Diese werden nach der 10jährigen Aufbewahrungsfrist nach Austritt eines /einer Mitarbeitenden dem Staatsarchiv angeboten. Hierzu gehören insbesondere:

  • Titelblatt mit Angaben zur Person wie Namen, Geburtsdatum und Adresse, Zivilstand, Kinder, Datum der Anstellung / Wahl, Funktion, Datum von Beförderungen Gehalt
  • Personalstammblatt, Mutationen, Abwesenheiten (Krankheit / Urlaub)
  • Lohn: Grundlohn, Lohnklasse, Erfahrungsanstieg, Beförderungen, Zulagen, Entschädigungen
  • Wahl / Anstellung: Bewerbungsunterlagen, Wahl / Anstellungsvertrag, Demission / Kündigung, Wiederwahlen, Versetzungen
  • Diverses: Nebenbeschäftigungen, Anfragen zu Aussagen vor Gerichten, Wohnsitzpflicht, Aus- / Weiterbildung
  • Dienstalter: Dienstalterszulage, Dienstaltersgeschenke
  • Altes: Akten von früheren Stellen beim Arbeitgeber Kanton

Personendaten bei den Dienststellen

Personendaten betreffend das Führungsverhältnis. Diese müssen dem Staatsarchiv nicht angeboten werden. Die Handhabung der Personendaten durch die Dienststelle ist wie folgt:

Aufbewahrung während 10 Jahren nach Austritt (und anschliessender Vernichtung):

  • Letzte zwei Mitarbeiterbeurteilungsbögen
  • Schlusszeugnis
  • Zwischenzeugnisse, sofern das Schlusszeugnis darauf verweist

Beim Austritt des MA zu vernichten:

  • Ältere Mitarbeiterbeurteilungsbögen
  • Aktennotizen
  • Beurteilungsjournale
  • Zwischenzeugnisse, sofern das Schlusszeugnis nicht darauf verweist
  • Arztzeugnisse

Dem PA weiterzuleiten:

  • Rückzahlungsvereinbarungen betr. Weiterbildungen
  • Zeiterfassungsrapport des letzten Anstellungsmonats

Die Aufzählungen sind nicht abschliessend. Im Zweifelsfall ist das Personalamt vorab anzufragen.