Gliederungsprinzip des Registraturplans

Sachsystematisch nach Haupt- und Untergruppen. Ergänzungen mit numerischen, alphabetischen, chronologischen oder geographischen Ordnungskriterien sind möglich.

Beispiel:

04.KantonsbehördenHauptgruppentitel
04.02.RegierungsratUntergruppentitel

Die Gruppentitel dienen der sachlichen Gliederung.
Unter den Gruppentiteln werden keine Dossiers gebildet und keine Unterlagen eingeordnet, dies geschieht unter den Rubriken.

04.02.01.OrganisationRubrik
04.02.02.Planung, politischeRubrik
04.02.03.Allgemeiner KreditRubrik
04.02.04.Veranstaltungen, AbordnungenRubrik
04.02.05.StaatsvertretungenRubrik
04.02.06.EhrungenRubrik
04.02.07.BerichterstattungRubrik

Die Rubriken sind die unterste Stufe im Registraturplan.
Rubriken dienen zur Bildung von Sach- oder Seriendossiers.

"04.02.05. Staatsvertretungen" nennt man eine Registraturplanposition. Sie besteht aus der Positionsnummer "04.02.05" und dem Positionstitel "Staatsvertretungen".

  • Einfache, einheitliche Verwaltung der physischen Aktenablage.
  • Die Dossierlaufnummer kann mit Bindestrich angehängt werden, z.B. 04.02.04-01. Bei Geschäften, die in Jahresserien abgelegt werden, kann entsprechend die Jahreszahl eingefügt werden, z.B. 04.02.04-2012/01.
  • Registraturplanposition und Dossierlaufnummer bilden zusammen die Dossiersignatur, z.B. 04.02.04-146.

Sich wiederholende Muster fördern die Übersichtlichkeit.

04.01.KantonsratUntergruppentitel
04.01.01.OrganisationRubrik
04.02.RegierungsratUntergruppentitel
04.02.01.OrganisationRubrik
04.03.ObergerichtUntergruppentitel
04.03.01.OrganisationRubrik