Was gehört in ein Dossier?

  • In ein Dossier gehören alle amtlichen Dokumente (vgl. §4 Abs. 1 InfoDG), die direkt in Zusammenhang mit dem betreffenden Geschäft / Vorfall stehen und zu dessen Fortgang beitragen.
  • Alle in einem Dossier enthaltenen Dokumente sind authentisch, d. h. sie sind echt, zuverlässig und verbürgt,

    • sie sind also das, was sie vorgeben zu sein,
      Beispiel: Die im Dossier enthaltene Verfügung ist tatsächlich die rechtsgültig unterzeichnete und datierte Verfügung und nicht der Entwurf dazu.
    • sie wurden tatsächlich von derjenigen Person erstellt oder übermittelt, die vorgibt, es erstellt oder übermittelt zu haben,
      Beispiel: Auch Telefonnotizen werden so angelegt, dass ersichtlich wird, wer sie wann erstellt hat.
    • sie wurden zur angegebenen Zeit tatsächlich erstellt oder übermittelt.
      Beispiel: Datum und Uhrzeit auf dem Ausdruck des abgesandten Mails entsprechen dem tatsächlichen Sendedatum und der Sendezeit des Mails.

  • Ins bereinigte Dossier gehören keine persönlichen bzw. nichtamtlichen Dokumente (vgl. § 4 Abs. 2 InfoDG):
    Beispiele, die nicht ins Dossier gehören:

    • Notizen, die zur Vorbereitung einer Sitzung erstellt wurden und als Gedächtnisstütze dienten,
    • Pressedokumentationen, d. h. Presseartikel, die keinen direkten Einfluss auf den Fortgang des Geschäfts ausübten,
    • nicht fertiggestellte Dokumente etc.

  • Niemals darf in einem Dossier zusammengefügt werden, was nicht zusammengehört.
    Beispiele:

    • Dossiers aus der einen Dienststelle, die zur  Vorinformation eingeholt wurden, gehören nicht ins Dossier einer anderen Dienststelle.
    • Ebenso gehören Dossiers, die zu einem anderen Geschäft / Vorgang gebildet wurden, nicht ins Dossier.
    • Gesuche um Einsichtnahme in ein geschlossenes Dossier gehören nicht in dieses bereits geschlossene Dossier, sondern bilden ein neues Geschäft in einer eigenen Rubrik.

Kein Dossier, sondern eine Sammlung von amtlichen und persönlichen Dokumenten aus verschiedenen Aufgabenbereichen der Dienststelle. Sie ergeben keinen Geschäftszusammenhang.