Regeln der Dossierbildung

Die Regeln der Dossierbildung gelten sowohl für die elektronische als auch für die papierbezogene Aktenführung. Sie werden im Folgenden in der Reihenfolge des Arbeitsablaufs bei der Dossierbildung aufgeführt:

  • In ein Dossier gehören grundsätzlich alle amtlichen papierförmigen oder elektronischen Dokumente, die direkten Bezug zum betreffenden Geschäft / Vorfall haben und zu dessen Fortgang bzw. zur Entscheidfindung beitragen. (Zum Begriff Amtliche Dokumente vgl. § 4 InfoDG)
  • Zu jedem Geschäft / Vorgang wird prinzipiell ein einziges Dossier geführt.
  • Ein Dossier wird während des laufenden Geschäfts / Vorfalls gebildet, auf den es sich bezieht. Es wird von Personen erstellt und geführt, die unmittelbar mit den Tatsachen vertraut sind.
  • Alle in einem Dossier enthaltenen Dokumente sind jederzeit lesbar und verständlich gehalten.
  • Dossiers, die ein bestimmtes Geschäft / einen bestimmten Vorfall abbilden (auch Dossiers zu Anfragen oder Vernehmlassungen, Projektdossiers), haben stets einen Anfang und einen Abschluss. Beispiel: Ein Gesuchsdossier wird mit der Einreichung des Gesuchs eröffnet und mit dessen Bewilligung bzw. Ablehnung geschlossen.
  • Gelangt der gleiche Gesuchsteller mit einem neuen oder weiteren Anliegen an eine Behörde oder Dienststelle, wird ein neues Dossier eröffnet. Dossiers werden stets fall- / geschäftsbezogen und nicht personenbezogen gebildet.
  • Die Dokumente werden in der Regel in chronologischer Reihenfolge absteigend ins Dossier eingeordnet (das jüngste Schriftstück liegt stets zuoberst): Vorteile:

    • Der Stand der Bearbeitung ist sofort ersichtlich.
    • Die Orientierung über das Geschäft und die damit verbundenen Vorgänge (die Dossierkenntnis) wird erleichtert.
    • Ein bestimmtes Dokument ist auf Anfrage hin rasch greifbar.

    Falls dies nicht möglich ist, kann auch die aufsteigende Reihenfolge gewählt werden (das jüngste Schriftstück liegt zuunterst). Auf jeden Fall ist jedoch darauf zu achten, dass die einmal gewählte Ordnung konsequent eingehalten wird.

  • Ein Dossier wird stets vollständig und auf dem aktuellen Stand gehalten, damit der Stellvertreter / die Stellvertreterin bei einem Ausfall der dafür zuständigen Person das betreffende Geschäft weiterführen bzw. sich über den Vorfall rasch informieren kann.
Geöffnetes Dossier. Der aktuelle Stand des Geschäfts ist auf einen Blick erkennbar.

  • Ein Dossier ist stets beschriftet und kann der federführenden Behörde oder Dienststelle eindeutig zugewiesen werden (Beispiel). Feste Bestandteile der Beschriftung sind:

    • Angabe der Provenienzstelle, d. h. derjenigen Stelle, die das Dossier gebildet hat und es führt.
    • Aktenzeichen, bestehend aus der Registraturplanposition und der Dossiernummer (Beispiel Aktenzeichen mit Dossiernummer) bzw. der Dossierbezeichnung (Beispiel Aktenzeichen mit Bezeichnung oder Namen) in einer alphabetisch geordneten Ablage.
    • Ein eindeutiger, klar verständlicher Titel.
    • Das Eröffnungsdatum und das Schliessungsdatum (die Grenzdaten) des Dossiers.

    Bei elektronischen Geschäftsverwaltungsanwendungen können diese Angaben (deskriptiven Metadaten) teilweise automatisiert werden.

Beispiele fehlender Dossierbildung und -beschriftung:

links: Verschiedene Korrespondenzen wurden zusammengeheftet und zu Bündeln angehäuft. Sie können weder der Provenienzstelle noch einem Aufgabenbereich zugeordnet werden. Ihr Entstehungszusammenhang bleibt unklar. Zum einzelnen Brief kann nicht mehr gefunden werden. Mit Schnüren zusammengehaltene Dokumente können nicht geeignet gelagert werden und sind bald nicht mehr verwendbar.

rechts: Um die Sachzusammenhänge abzubilden, wurden Dokumente mit Büroklammern zusammengeheftet. Die Titel der einzelnen Geschäfte bleiben unklar. Die Einordnung in ein Aufgabenumfeld ist nicht möglich. Wie findet hier eine Stellvertreterin oder ein Nachfolger des Dossierbildners zum Dossier? Wie werden Aufbewahrungsfristen eingehalten, wenn das Datum des Geschäftsabschlusses nicht ersichtlich ist?

Nach den Regeln gebildete und beschriftete Dossiers:

Vorbildlich beschriftetes Dossier mit dem Aktenzeichen (Registraturplanposition / Dossiernummer), dem Aufgabenbereich und sogar mit der Auflistung der einzelnen Dokumente sowie ihrer Erstellungsdaten. Auch der Standort des Dossiers ist auf dem Umschlag vermerkt. Diese Angabe kann im Falle eines Umzugs der zuständigen Dienststelle allerdings zu Verwirrungen führen, wenn sie nicht mehr stimmt.

Mit der zuständigen Behörde, dem Aufgabengebiet, einem Titel und der Laufzeit beschriftete Dossiers aus dem Kantonalen Arbeitsamt. Der Entstehungszusammenhang der einzelnen Dossiers ist ersichtlich. Da das Kantonale Arbeitsamt keinen Registraturplan führte, fehlt hier jedoch das Aktenzeichen, das sich aus der Registraturplanposition und der Dossiernummer zusammensetzt.

  • Umfangreiche Dossiers werden in Subdossiers unterteilt. Die Subdossiers können nach den einzelnen Schritten eines Geschäfts / Vorfalls gebildet werden oder nach Sachkriterien. Beispiel:

    • Ein Gesuchsdossier kann z. B. in ein Subdossier mit Entscheiden (das idealerweise zuoberst liegt), in ein Subdossier mit Korrespondenzen und ein weiteres mit den Gesuchsunterlagen unterteilt werden.

  • Bevor ein Dossier geschlossen wird, wird überprüft

    • ob es geordnet ist,
    • ob es vollständig ist,
    • ob keine persönlichen Notizen, Dokumentationen etc. darin enthalten sind, die nicht direkt zum Fortgang des betreffenden Geschäfts / Vorfalls beitrugen und
    • ob das Dossier korrekt beschriftet ist.

  • Ein Dossier wird stets anhand des Aktenzeichens auf der Basis des Registraturplans in die Ablage eingeordnet. So kann es jederzeit in seinem Geschäftszusammenhang wiedergefunden werden.
Beispiel eines Dossiers, das mit der Registraturplanposition, der Dossiernummer und dem Titel versehen ist. Es wurde im Amtsarchiv in einer Sammelmappe aufbewahrt, welche mit der Signatur der Herkunftsstelle und den Registraturplanpositionen der darin enthaltenen Dossiers beschriftet war. Über die Registerkarte fanden die Mitarbeitenden der zuständigen Dienststelle zum Dossier. Noch heute finden die Mitarbeitenden des Staatsarchivs dazu. Die Registerkarte enthielt das Dossierverzeichnis: Am Rand oben waren die Registraturplanposition und der Aufgabenbereich vermerkt, darunter aufgelistet die Dossiers mit den zugehörigen Dossiernummern und -titeln.

Bei elektronischen Dossiers ist darauf zu achten, dass in der betreffenden Geschäftsverwaltungslösung der Registraturplan analog zum konventionellen Registraturplan hinterlegt ist. Elektronische Dossiers müssen analog den konventionellen papierbasiert geführten Dossiers mit Aktenzeichen versehen und in ihrem Geschäftszusammenhang abgelegt werden.

  • Sobald ein Dossier geschlossen ist, beginnt die Aufbewahrungsfrist zu laufen.
  • Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist wird das Dossier gemäss der entsprechenden Eintragung im Registraturplan für die Ablieferung ans Staatsarchiv bereitgestellt / konvertiert oder vernichtet / gelöscht.