"Ewige" Dossiers

Die Problematik sogenannter "ewiger" Dossiers / Dossiers, die über einen langen Zeitraum aktiv bleiben

Die folgenden Ausführungen beziehen sich wie die oben erwähnten Regeln sowohl auf die elektronische als auch auf die papierbezogene Aktenführung.

Dossiers zu langandauernden Geschäftshandlungen und / oder Geschäftsbeziehungen (z. B. Firmendossiers, Objektdossiers, die über mehrere Jahrzehnte laufen), werden folgendermassen bewirtschaftet, solange die Geschäftshandlung bzw. die Geschäftsbeziehung besteht:

  • Innerhalb des Dossiers werden zeitliche Schnitte gesetzt. Das heisst die darin enthaltenen Dokumente oder Subdossiers werden nach sinnvoll festgelegten Zeitintervallen zusammengefasst. Beispiel:

    • Firma X: 1990-2000, Firma X: 2000-2010

  • In diesen nach Zeitabschnitten gebildeten Teildossiers zur Firma X bleiben die Subdossiers erhalten: Beispiel:

    • Firma X 1990-2000: Subdossiers Entscheide, Berichte, Korrespondenz.
    • Firma X 2000-2010: Subdossiers Entscheide, Berichte, Korrespondenz.

  • Sie werden wie die geschlossenen Dossiers beschriftet (s. oben, Dossierbildung und Beispiel im Anhang) und ins Amtsarchiv überführt, falls sie nicht mehr regelmässig benötigt werden.
Beispiel einer Serie von Korrespondenzen, die im Gegensatz zum Beispiel in Bild 8 gegliedert wurde. Hier nach Korrespondenzpartner. Da die Korrespondenz mit der Gemeinde Grenchen immer noch umfangreich war, wurde sie weiter in zeitliche Abschnitte unterteilt. Die Umschläge sind wie Dossiers beschriftet: Angaben wie Registraturplanposition (X), Titel und Laufzeit sowie Dossiernummer (7) erleichtern das Auffinden eines gesuchten Briefes. Es fehlt allerdings eine Information über die Dienststelle, welche die Dossiers bildete und führte. Später kann die Herkunft der Korrespondenzen in einer anderen Dienststelle wie dem Staatsarchiv nur über Recherchen herausgefunden werden.
  • Sobald eine solche langandauernde Geschäftshandlung oder -beziehung abgeschlossen ist, wird das Dossier wie alle anderen geschlossen. Eröffnungs- und Schliessungsdatum werden wie bei allen anderen Geschäften festgesetzt, also mit dem ersten Dokument, welches das Geschäft auslöste und mit dem letzten Dokument, welches den gesamten Vorgang abschloss. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist wird das Dossier gemäss entsprechender Eintragung im Registraturplan (konvertiert und) ans Staatsarchiv abgeliefert oder vernichtet / gelöscht.
  • Anders bei Objektdossiers, die in der Regel aus Serien von Kleingeschäften bzw. sich wiederholenden Vorgängen gebildet werden (z. B. periodische Kontrollen, Inspektionen, Meldungen). Auch sie werden in Teildossiers nach Zeitabschnitten gegliedert. Diese Teildossiers können jedoch nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist der Dokumente zu den einzelnen Vorgängen geschlossen und gemäss entsprechender Eintragung im Registraturplan (konvertiert und) ans Staatsarchiv abgeliefert oder vernichtet / gelöscht werden.
Dossier zu einem Kinderheim. Dadurch, dass das Dossier in jährlich anfallende Geschäfte gegliedert ist, kann es bewirtschaftet werden. Die Aufbewahrungsfristen können problemlos eingehalten, die Unterlagen nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist vernichtet oder ans Staatsarchiv abgeliefert werden.

Sogenannte "ewige Dossiers" sind zu vermeiden

Was geschieht, wenn die rechtlichen Grundlagen, unter welchen solche Dossiers gebildet wurden, nicht mehr gelten und vollständig durch neue rechtliche Grundlagen abgelöst werden (wenn z. B. das bisher geltende Gesetz durch ein neues ersetzt wird), die Geschäftsbeziehung aber mit den neuen rechtlichen Grundlagen bestehen bleibt?

  • In diesem Fall wird jedes Dossiers, das gemäss den bisher geltenden rechtlichen Grundlagen gebildet wurde, geschlossen, sobald der letzte Vorgang abgeschlossen ist. Am Schluss ist die gesamte Ablage zu einer Registraturplanposition geschlossen.
  • Mit der Einführung der neuen rechtlichen Grundlage wird eine neue Ablage mit neu eröffneten Dossiers gebildet.
  • Die Dossiers der geschlossenen Ablage werden nach Ablauf ihrer Aufbewahrungsfrist gemäss entsprechender Eintragung im Registraturplan (konvertiert und) ans Staatsarchiv abgeliefert oder vernichtet / gelöscht.

Ein weiterer Anlass für die Schliessung einer gesamten Dossierablage und die Wiedereröffnung ist der Wechsel der organisatorischen Zugehörigkeit einer Behörde oder Dienststelle (z. B. ein Departementswechsel). Denn in solchen Fällen ändert sich in der Regel die Zuständigkeit der ausstellenden Behörden und somit deren Bezeichnung auf den Dokumenten.