Elektronische Dossiers

Die oben erwähnten Regeln für die Dossierbildung gelten prinzipiell auch für elektronische Dossiers. Unter einigen Punkten wird bereits speziell darauf hingewiesen. Im Folgenden werden einige Besonderheiten aufgeführt, die es im Fall von elektronischen Dossiers zusätzlich zu beachten gilt:

  • Metadaten: Ähnlich der Beschriftung von konventionellen, papierbasiert geführten Dossiers sind elektronische Dossiers mit sog. Metadaten zu versehen. Diese bestehen aus:

    • Angabe der Provenienzstelle, d. h. derjenigen Stelle, die das Dossier gebildet hat und es führt
    • Aktenzeichen im originalen System, bestehend aus der Registraturplanposition und der Dossiernummer
    • einem eindeutigen und klar verständlichen Titel
    • Entstehungszeitraum / Laufzeit (Eröffnungsdatum und Abschlussdatum)
    • Zugangsbestimmungen

Bei elektronischen Geschäftsverwaltungsanwendungen können diese Angaben (deskriptiven Metadaten) teilweise automatisiert werden.

  • Die Ein- / Anordnung der Dossiers geschieht wie bei den konventionellen / papierbezogenen Dossiers auf Basis des Registraturplans. Dieser muss in der elektronischen Geschäftsverwaltungslösung hinterlegt werden. Pro Registraturplanposition (Geschäftsart) wird eine Ablage gebildet. Zu ihr muss eine Liste der darin enthaltenen Dossiers (Dossierverzeichnis) generiert werden können.
  • Auch die Ablage wird mit vererbbaren Metadaten versehen:

    • Provenienz
    • Registraturplanposition bei Bedarf auch mit zugehörigem Titel
    • Angaben zum Datenschutz / Öffentlichkeitsstatus
    • Zugriffsrechte (Bearbeiten, Lesen)

  • Aufbewahrungsfrist: Wie bei den konventionellen papierbasiert geführten Dossiers beginnt nach Abschluss des elektronischen Dossiers die Aufbewahrungsfrist zu laufen. Nach Ablauf der im System hinterlegten Aufbewahrungsfrist erfolgt eine automatische Wiedervorlage. Falls das Dossier nicht zur Ablieferung ans Staatsarchiv vorgesehen ist, kann es gelöscht werden.
  • Auch in der elektronischen Geschäftsverwaltung sind sog. "ewige" Dossiers zu vermeiden.