Aufbewahrung Papierdossiers

Um die Ablagen mit papierbasiert geführten Dossiers effizient bewirtschaften zu können, werden diese nur ausnahmsweise, im Falle von besonders umfangreichen Dossiers, in Ordnern abgelegt. In der Regel werden die Dossiers jedoch in Aktenumschlägen oder Dossiermappen und diese in Boxen / Archivschachteln aufbewahrt.

Vorteile:

  • Wesentliche Erleichterung der Handhabung der einzelnen Dossiers und der Bewirtschaftung der Ablage.
  • Aktive Dossiers bleiben von den geschlossenen getrennt.
  • Einhaltung der dossierbezogenen Aufbewahrungsfristen.
  • Erleichterung der Übersicht.
  • Platzersparnis

Jedes Dossier enthält ein Deckblatt mit den oben bezeichneten Angaben zur Dossierbeschriftung. Hierfür kann eine Deckblatt-Vorlage erstellt werden.

Innerhalb umfangreicher Dossiers werden die Subdossiers ebenfalls in Umschlägen aufbewahrt.

Umfangreiche Dossiers, deren Subdossiers nicht mehr in einer einzigen Mappe zusammengefasst werden können, werden in mehreren Umschlägen und Mappen aufbewahrt, die hintereinander bzw. nebeneinander in die Ablage eingefügt werden. Dabei wird jedes Subdossier mit einem eigenen Umschlag und Deckblatt versehen. Letzteres zeigt die Zugehörigkeit zum Dossier auf.

Mit Hilfe unterschiedlicher Farben von Mappen bzw. Umschlägen kann die Strukturierung erleichtert und die Übersichtlichkeit gewahrt werden.

Ordner dienen wie erwähnt ausschliesslich als Behältnis für ein Dossier, wenn dieses aufgrund seines Umfanges nicht mehr handlich in Umschlägen aufbewahrt werden kann. In solchen Fällen ist beim Ausstellen und Ablegen der Dokumente jedoch besonders darauf zu achten, dass durch die Lochungen keine Informationsverluste entstehen. Die Dossierstruktur mit der Unterteilung in Subdossiers bleibt bei der Aufbewahrung in Ordnern erhalten. Ein Register erleichtert die Orientierung.