Amtsarchiv

Auftretende Probleme

  • Die Verantwortlichkeit für das Amtsarchiv ist nicht klar geregelt. Folge: Alle entsorgen im Amtsarchiv alles.
     
  • Das Amtsarchiv dient als Rumpelkammer für Akten, Büromaterial, Büromaschinen und Büromobiliar. Folgen: Die herrschende Unordnung verunmöglicht jede Übersicht und verursacht lange Suchzeiten. Eine rationelle Bewirtschaftung des Amtsarchivs wird verunmöglicht.
     
  • Die als Amtsarchiv dienenden Räume erfüllen in Bezug auf das Raumklima die Anforderungen an einen Archivraum nicht. Folgen: Das Aktenmaterial nimmt nach kurzer Zeit Schaden (Schimmel- und Insektenbefall).
     
  • Die als Amtsarchiv dienenden Räume genügen den Sicherheitsanforderungen für Archivräume nicht. Folgen: Sensible Daten sind nicht ausreichend gegen unberechtigten Zugriff und Diebstahl geschützt.

Anforderungen an das Amtsarchiv

  • Das Amtsarchiv wird durch diejenige(n) Person(en) bewirtschaftet, die dafür verantwortlich ist/sind
     
  • Die als Amtsarchiv dienenden Räume müssen gesichert, abschliessbar, gut lüftbar und feuersicher sein, keine hohen Feuchtigkeitswerte aufweisen (Idealwerte: 45-55%), nicht von Wasserleitungen durchzogen sein (Gefahr von Rohrbrüchen), so gelegen sein, dass keine Überschwemmungsgefahr besteht und darf keinen grossen Temperaturschwankungen unterliegen (Idealwerte: 14-18°).
    Achtung: Räume mit Feuchtigkeitswerten von über 60% sind als Archivräume ungeeignet.
     
  • Im Amtsarchiv befindet sich die Alt-Ablage einer Dienststelle, das heisst, dasjenige Aktenmaterial, das nur noch gelegentlich benötigt wird. Das Büromaterial ist getrennt davon aufzubewahren. Für die Entsorgung alter Büromaschinen (Schreibmaschinen, PCs, etc.) ist das Amt für Informatik zuständig, für die Entsorgung alter Büromöbel das Hochbauamt.
     
  • In grösseren Dienststellen erhält jede Abteilung im Amtsarchiv für ihre Alt-Ablage vom/von der Archivverantwortlichen Regale zugewiesen. Diese Regale dürfen nicht von anderen Abteilungen belegt werden.
     
  • Das Aktenmaterial der Alt-Ablage ist wie dasjenige der aktiven Ablage der Dienststelle gemäss der Struktur des Registraturplans geordnet aufzubewahren. Die Archivschachteln, Bändelmappen, Bände oder Ordner sind mit Etiketten zu beschriften. Die Beschriftung muss enthalten:

    • Bezeichnung der Dienststelle (keine Abkürzungen verwenden)
    • Inhalt ( z.B. "Gesuche L-R", "Verfügungen", "Sachgeschäft(e) XY", "Debitoren")
    • Zeitraum von...bis (z.B. 1998-2003).
       

  • Im Amtsarchiv sollten sich neue Archivverantwortliche sofort zurechtfinden. Auf die Unterlagen im Amtsarchiv sollte rasch zugegriffen werden können.

Für weitere Fragen zur Einrichtung von Amtsarchiven stehen die Mitarbeitenden des Staatsarchivs gerne zur Verfügung.