Ablieferung von Akten an das Staatsarchiv

Auftretende Probleme

  • Ablieferung erfolgt anonym ohne Angabe der Dienststelle.
  • Ablieferung erfolgt ohne Voranmeldung
  • Ablieferung völlig ungeordneter Akten (Staatsarchiv als Entsorgungsort).
  • Ablieferung von nicht archivwürdigen Akten (Buchhaltungsakten, Begleitschreiben, Amtsdruckschriften etc.).
  • Ablieferung von teilweise noch aktuellen Akten wegen Platzmangel im Amtsarchiv (Missbrauch des Staatsarchivs als Zwischenarchiv).
  • Ablieferung einzelner Dossiers aus Registraturen (Verlust des Sachzusammenhangs).
  • Ablieferung ohne Ablieferungsverzeichnis.
  • Ablieferung nicht in archivgerechten Behältnissen.
  • Aktenmaterial nicht gereinigt.
  • Aktenmaterial ungenügend oder gar nicht beschriftet (Problem der fehlenden Angabe der Dienststelle und der unbekannten Abkürzungen).

Folgen für das Staatsarchiv

  • Teilweise immenser Arbeitsaufwand für die Reinigung, Sortierung, Bewertung, Strukturierung, Inventarisierung, (Neu-)Verpackung, Beschriftung und Einordnung der Akten und die Entsorgung des nicht archivwürdigen Materials.
  • Platzprobleme im Anlieferungsbereich wegen mangelnder Koordination der Ablieferungen.
  • Steigender Zeitaufwand für die Ausleihe von Dossiers an Dienststellen und für die Erstellung von Photokopien für Dienststellen.

Folgen für die Dienststellen

  • Verfügbarkeit der archivierten Akten nicht gewährleistet, lange Suchzeiten, Nachvollziehbarkeit von Geschäftsvorgängen nur beschränkt oder gar nicht möglich.
  • Entstehung von Kosten durch grossen Suchaufwand und unnötige Aktentransporte.

Vorgaben für die Ablieferung von Akten an das Staatsarchiv

  • Für die Organisation einer Aktenablieferung ist die für das Amtsarchiv verantwortliche Person zuständig.
  • Der Termin für eine Aktenablieferung ist mit dem Staatsarchiv im Minimum 14 Tage zum Voraus zu vereinbaren.
  • Der Transport des Aktenmaterials erfolgt bei grossen Quantitäten durch die Staatsgarage oder durch die Strafanstalt Schöngrün, bei kleinen Quantitäten durch den Postdienst der Staatskanzlei oder durch die Dienststelle selbst.
  • Die Akten sind in gereinigtem Zustand in archivgerechten Behältnissen (Archivschachteln, Bändelmappen, Bände, Ordner) abzuliefern. Elektronische Datenträger (Disketten) werden nicht entgegengenommen.
  • Die Archivschachteln, Bändelmappen, Bände oder Ordner sind mit Etiketten zu beschriften. Die Beschriftung muss enthalten:

    • Bezeichnung der Dienststelle (keine Abkürzungen verwenden).
    • Inhalt ( z.B. "Protokolle der Arbeitsgruppe XY", "Beschwerden",  "Sachgeschäft(e) XY").
    • Zeitraum von...bis (z.B. 1995-2005).

  • Für die abzuliefernden Akten ist ein Ablieferungsverzeichnis zu erstellen. Die Auflistung der Akten erfolgt in der im Registraturplan vorgesehenen Ordnung.
  • Ablieferungen, welche diesen Kriterien nicht entsprechen, werden vom Staatsarchiv zurückgewiesen.
  • Das nach der Ablieferung vom Staatsarchiv erstellte Akzessionsprotokoll (= Zugangsprotokoll) ist von der Dienststelle mit Stempel und Unterschrift versehen unverzüglich dem Staatsarchiv zurückzuschicken.