Datenschutz
Datenschutz und Personendaten
Der Kanton Solothurn als Arbeitgeber führt für sämtliche Angestellten Personaldossiers. Was passiert mit diesen Dossiers nach einem Austritt?
Gemäss § 6 Abs. 2 des Informations- und Datenschutzgesetzes (InfoDG) sind Personendaten alle Angaben, die sich auf eine bestimmte oder bestimmbare Person beziehen. Ob diese in elektronischer oder nicht-elektronischer Form vorliegen, macht keinen Unterschied.
Personendaten bei den Anstellungsbehörden
Personendaten betreffend das Anstellungsverhältnis finden sich im Personaldossier. Diese werden nach der 10jährigen Aufbewahrungsfrist nach Austritt eines /einer Mitarbeitenden dem Staatsarchiv angeboten. Hierzu gehören insbesondere:
- Titelblatt mit Angaben zur Person wie Namen, Geburtsdatum und Adresse, Zivilstand, Kinder, Datum der Anstellung / Wahl, Funktion, Datum von Beförderungen Gehalt
- Personalstammblatt, Mutationen, Abwesenheiten (Krankheit / Urlaub)
- Lohn: Grundlohn, Lohnklasse, Erfahrungsanstieg, Beförderungen, Zulagen, Entschädigungen
- Wahl / Anstellung: Bewerbungsunterlagen, Wahl / Anstellungsvertrag, Demission / Kündigung, Wiederwahlen, Versetzungen
- Diverses: Nebenbeschäftigungen, Anfragen zu Aussagen vor Gerichten, Wohnsitzpflicht, Aus- / Weiterbildung
- Dienstalter: Dienstalterszulage, Dienstaltersgeschenke
- Altes: Akten von früheren Stellen beim Arbeitgeber Kanton
Personendaten bei den Dienststellen
Personendaten betreffend das Führungsverhältnis. Diese müssen dem Staatsarchiv nicht angeboten werden. Die Handhabung der Personendaten durch die Dienststelle ist wie folgt:
Aufbewahrung während 10 Jahren nach Austritt (und anschliessender Vernichtung):
- Letzte zwei Mitarbeiterbeurteilungsbögen
- Schlusszeugnis
- Zwischenzeugnisse, sofern das Schlusszeugnis darauf verweist
Beim Austritt des MA zu vernichten:
- Ältere Mitarbeiterbeurteilungsbögen
- Aktennotizen
- Beurteilungsjournale
- Zwischenzeugnisse, sofern das Schlusszeugnis nicht darauf verweist
- Arztzeugnisse
Dem PA weiterzuleiten:
- Rückzahlungsvereinbarungen betr. Weiterbildungen
- Zeiterfassungsrapport des letzten Anstellungsmonats
Die Aufzählungen sind nicht abschliessend. Im Zweifelsfall ist das Personalamt vorab anzufragen.