Kanton Solothurn

Vertragliche Vereinbarung zwischen einer kantonalen Dienststelle und dem Staatsarchiv, die Art und Umfang der archivwürdigen Dokumente sowie deren Ablieferungsintervall zum Inhalt hat.

Die Schriftgutvereinbarung basiert auf dem Registraturplan, dem Spiegel des Aufgaben- bzw. Kompetenzbereichs einer Dienststelle, der sämtliche von ihr produzierten Aktengattungen und deren administrative Aufbewahrungsfristen enthält. In Zusammenarbeit zwischen der Dienststelle und dem Staatsarchiv wird ermittelt, welche Unterlagen archivwürdig sind und welche nicht. Das Resultat dieser Bewertung besteht aus einer Positiv- und einer Negativliste. Wird eine Aktengattung bloss teilweise als sogenanntes Sample (= repräsentative Dokumentation) ins Staatsarchiv übernommen, so sind die Auswahlkriterien zu beschreiben.

Dort, wo noch kein Registraturplan existiert, ist die Ausarbeitung einer Schriftgutvereinbarung mit einem gewissen Aufwand verbunden, da eine Analyse der gesamten Geschäftstätigkeit einer Dienststelle erforderlich ist. Bei grossen Dienststellen drängt sich deshalb eine Projektorganisation auf. Die zeitliche Investition lohnt sich in jedem Fall, denn der Dienststelle steht nach Abschluss der Arbeit ein Organisationsmittel zur Verfügung, das die Verwaltung der Akten (Dokumentenmanagement) erleichtert. Das Staatsarchiv begleitet die Ausarbeitung von Schriftgutvereinbarungen und steht den Dienststellen beratend zur Seite.

Die Schriftgutvereinbarung ermöglicht eine rationelle Bewirtschaftung des Amtsarchivs. Weil geregelt ist, welche Akten wie lange aufbewahrt werden müssen und was nach Ablauf der administrativen Aufbewahrungsfristen mit ihnen geschieht, können die Ansammlung von Ballast im Amtsarchiv und die Kassation (= Vernichtung) von dauernd aufbewahrungswürdigen Unterlagen vermieden werden. Die Schriftgutvereinbarung trägt so zu einer geregelten und kontinuierlichen Aktenführung bei und dient der Rechtssicherheit und der Überlieferungssicherung.