Gliederungsprinzip des Registraturplans
Sachsystematisch nach Haupt- und Untergruppen. Ergänzungen mit numerischen, alphabetischen, chronologischen oder geographischen Ordnungskriterien sind möglich.
Beispiel:
04 | Kantonsbehörden | Hauptgruppentitel |
04.02 | Regierungsrat | Untergruppentitel |
Die Gruppentitel dienen der sachlichen Gliederung.
Unter den Gruppentiteln werden keine Dossiers gebildet und keine Unterlagen eingeordnet, dies geschieht unter den Rubriken.
04.02.01 | Organisation | Rubrik |
04.02.02 | Planung, politische | Rubrik |
04.02.03 | Allgemeiner Kredit | Rubrik |
04.02.04 | Veranstaltungen, Abordnungen | Rubrik |
04.02.05 | Staatsvertretungen | Rubrik |
04.02.06 | Ehrungen | Rubrik |
04.02.07 | Berichterstattung | Rubrik |
Die Rubriken sind die unterste Stufe im Registraturplan.
Rubriken dienen zur Bildung von Sach- oder Seriendossiers.
"04.02.05 Staatsvertretungen" nennt man eine Registraturplanposition. Sie besteht aus der Positionsnummer "04.02.05" und dem Positionstitel "Staatsvertretungen".
- Einfache, einheitliche Verwaltung der physischen Aktenablage.
- Die Dossierlaufnummer kann mit Bindestrich angehängt werden, z.B. 04.02.04-01 Bei Geschäften, die in Jahresserien abgelegt werden, kann entsprechend die Jahreszahl eingefügt werden, z.B. 04.02.04-2012/01.
- Registraturplanposition und Dossierlaufnummer bilden zusammen die Dossiersignatur, z.B. 04.02.04-146.
Sich wiederholende Muster fördern die Übersichtlichkeit.
04.01 | Kantonsrat | Untergruppentitel |
04.01.01 | Organisation | Rubrik |
04.02 | Regierungsrat | Untergruppentitel |
04.02.01 | Organisation | Rubrik |
04.03 | Obergericht | Untergruppentitel |
04.03.01 | Organisation | Rubrik |