Gliederungsprinzip des Registraturplans

Sachsystematisch nach Haupt- und Untergruppen. Ergänzungen mit numerischen, alphabetischen, chronologischen oder geographischen Ordnungskriterien sind möglich.

Beispiel:

04 Kantonsbehörden Hauptgruppentitel
04.02 Regierungsrat Untergruppentitel

Die Gruppentitel dienen der sachlichen Gliederung.
Unter den Gruppentiteln werden keine Dossiers gebildet und keine Unterlagen eingeordnet, dies geschieht unter den Rubriken.

04.02.01 Organisation Rubrik
04.02.02 Planung, politische Rubrik
04.02.03 Allgemeiner Kredit Rubrik
04.02.04 Veranstaltungen, Abordnungen Rubrik
04.02.05 Staatsvertretungen Rubrik
04.02.06 Ehrungen Rubrik
04.02.07 Berichterstattung Rubrik

Die Rubriken sind die unterste Stufe im Registraturplan.
Rubriken dienen zur Bildung von Sach- oder Seriendossiers.

"04.02.05 Staatsvertretungen" nennt man eine Registraturplanposition. Sie besteht aus der Positionsnummer "04.02.05" und dem Positionstitel "Staatsvertretungen".

  • Einfache, einheitliche Verwaltung der physischen Aktenablage.
  • Die Dossierlaufnummer kann mit Bindestrich angehängt werden, z.B. 04.02.04-01 Bei Geschäften, die in Jahresserien abgelegt werden, kann entsprechend die Jahreszahl eingefügt werden, z.B. 04.02.04-2012/01.
  • Registraturplanposition und Dossierlaufnummer bilden zusammen die Dossiersignatur, z.B. 04.02.04-146.

Sich wiederholende Muster fördern die Übersichtlichkeit.

04.01 Kantonsrat Untergruppentitel
04.01.01 Organisation Rubrik
04.02 Regierungsrat Untergruppentitel
04.02.01 Organisation Rubrik
04.03 Obergericht Untergruppentitel
04.03.01 Organisation Rubrik