Detaillierungsgrad des Registraturplans
Der Registraturplan darf keinen zu wenig differenzierten Detaillierungsgrad aufweisen, sonst können die zu einem Sachgeschäft gehörenden Dokumente nicht effizient zusammengestellt werden. Folge: in den Dossiers bildet sich eine zu grosse Menge Unterlagen, sie entwickeln sich zu "Friedhöfen". Aus diesem Grund sollten Rubriken wie "Allgemeines", "Verschiedenes", "Besonderes", "Vermischtes" oder "Anderes" vermieden werden.
Der Registraturplan darf keinen zu stark differenzierten Detaillierungsgrad aufweisen, sonst wird er unübersichtlich, die Zuordnung von Unterlagen zum "richtigen" Dossier ist schwierig und aufwändig. Folge: der engmaschige Registraturplan entwickelt sich zum "Korsett", die Bereitschaft bei den Mitarbeitenden, die Dossiers nach der Ordnung dieses Plans abzulegen, sinkt.
Je übersichtlicher die Aufgaben abgebildet sind, desto kürzer sind die Suchzeiten und desto leichter fällt die Zuordnung der Unterlagen.