Registraturplan

Eine gut organisierte Registratur ist ein Führungsinstrument, genauer, ein

  • Bewirtschaftung: Ein Registraturplan ermöglicht die Einhaltung von Aufbewahrungsfristen und Datenschutzbestimmungen.
  • Planungsinstrument: Die Kenntnis aktueller Zustände erleichtert die Definition neuer Ziele.
  • Instrument des Wissensmanagements: Der Registraturplan bietet eine Übersicht der Informationsbestände, ihrer Träger und Aufbewahrungsorte innerhalb einer Behörde. Dies erleichtert den Informationsfluss und -austausch.
  • Entscheidungsinstrument: Vollständige Information erleichtert den Entscheidungsprozess und verbessert die Qualität der Entscheide.
  • Rechtssicherungsinstrument: Die Registratur erleichtert den Rückgriff auf ähnliche Fälle und stellt eine rechtsgleiche Behandlung sicher.

Das wichtigste Hilfsmittel einer sachsystematisch gegliederten Registratur ist der Registraturplan, ein Ordnungssystem, das die Informationen strukturiert und die Basis für die Ablage der Akten bildet. Der Registraturplan muss alle Aufgaben bzw. Kompetenzen (nicht Produkte) einer Dienststelle abbilden.

Die Aufgaben/Kompetenzen lassen sich anhand der gesetzlichen Grundlagen, des Organigramms, der Stellenpläne, der Pflichtenhefte oder des schon bestehenden Registraturplans ermitteln.

Anforderungen an einen Registraturplan

  • Übersichtlichkeit (erleichtert die Zuordnung der Akten)
  • hierarchischer, pyramidaler Aufbau
  • angemessener Detaillierungsgrad (alle wiederkehrenden Sachgeschäfte müssen eine Rubrik bilden)
  • Ausbaufähigkeit