Was gehört in ein Dossier?
- In ein Dossier gehören alle amtlichen Dokumente (vgl. §4 Abs. 1 InfoDG), die direkt in Zusammenhang mit dem betreffenden Geschäft / Vorfall stehen und zu dessen Fortgang beitragen.
- Alle in einem Dossier enthaltenen Dokumente sind authentisch, d. h. sie sind echt, zuverlässig und verbürgt,
- sie sind also das, was sie vorgeben zu sein,
Beispiel: Die im Dossier enthaltene Verfügung ist tatsächlich die rechtsgültig unterzeichnete und datierte Verfügung und nicht der Entwurf dazu. - sie wurden tatsächlich von derjenigen Person erstellt oder übermittelt, die vorgibt, es erstellt oder übermittelt zu haben,
Beispiel: Auch Telefonnotizen werden so angelegt, dass ersichtlich wird, wer sie wann erstellt hat. - sie wurden zur angegebenen Zeit tatsächlich erstellt oder übermittelt.
Beispiel: Datum und Uhrzeit auf dem Ausdruck des abgesandten Mails entsprechen dem tatsächlichen Sendedatum und der Sendezeit des Mails.
- sie sind also das, was sie vorgeben zu sein,
- Ins bereinigte Dossier gehören keine persönlichen bzw. nichtamtlichen Dokumente (vgl. § 4 Abs. 2 InfoDG):
Beispiele, die nicht ins Dossier gehören:- Notizen, die zur Vorbereitung einer Sitzung erstellt wurden und als Gedächtnisstütze dienten,
- Pressedokumentationen, d. h. Presseartikel, die keinen direkten Einfluss auf den Fortgang des Geschäfts ausübten,
- nicht fertiggestellte Dokumente etc.
- Niemals darf in einem Dossier zusammengefügt werden, was nicht zusammengehört.
Beispiele:- Dossiers aus der einen Dienststelle, die zur Vorinformation eingeholt wurden, gehören nicht ins Dossier einer anderen Dienststelle.
- Ebenso gehören Dossiers, die zu einem anderen Geschäft / Vorgang gebildet wurden, nicht ins Dossier.
- Gesuche um Einsichtnahme in ein geschlossenes Dossier gehören nicht in dieses bereits geschlossene Dossier, sondern bilden ein neues Geschäft in einer eigenen Rubrik.
