Ablieferung von Akten an das Staatsarchiv

Auftretende Probleme

Ablieferung erfolgt anonym ohne Angabe der Dienststelle. Bild
Ablieferung erfolgt ohne Voranmeldung
Ablieferung völlig ungeordneter Akten (Staatsarchiv als Entsorgungsort).
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Ablieferung von nicht archivwürdigen Akten (Buchhaltungsakten, Begleitschreiben, Amtsdruckschriften etc.). Bild
Ablieferung von teilweise noch aktuellen Akten wegen Platzmangel im Amtsarchiv (Missbrauch des Staatsarchivs als Zwischenarchiv).
Ablieferung einzelner Dossiers aus Registraturen (Verlust des Sachzusammenhangs). Bild
Ablieferung ohne Ablieferungsverzeichnis.
Ablieferung nicht in archivgerechten Behältnissen. Bild 1 | Bild 2
Aktenmaterial nicht gereinigt.
Aktenmaterial ungenügend oder gar nicht beschriftet (Problem der fehlenden Angabe der Dienststelle und der unbekannten Abkürzungen). Bild 1 | Bild 2

Teilweise immenser Arbeitsaufwand für die Reinigung, Sortierung, Bewertung, Strukturierung, Inventarisierung, (Neu-)Verpackung, Beschriftung und Einordnung der Akten und die Entsorgung des nicht archivwürdigen Materials.
Platzprobleme im Anlieferungsbereich wegen mangelnder Koordination der Ablieferungen.
Steigender Zeitaufwand für die Ausleihe von Dossiers an Dienststellen und für die Erstellung von Photokopien für Dienststellen.

Verfügbarkeit der archivierten Akten nicht gewährleistet, lange Suchzeiten, Nachvollziehbarkeit von Geschäftsvorgängen nur beschränkt oder gar nicht möglich.
Entstehung von Kosten durch grossen Suchaufwand und unnötige Aktentransporte.

Für die Organisation einer Aktenablieferung ist die für das Amtsarchiv verantwortliche Person zuständig.
Der Termin für eine Aktenablieferung ist mit dem Staatsarchiv im Minimum 14 Tage zum Voraus zu vereinbaren.
Der Transport des Aktenmaterials erfolgt bei grossen Quantitäten durch die Staatsgarage oder durch die Strafanstalt Schöngrün, bei kleinen Quantitäten durch den Postdienst der Staatskanzlei oder durch die Dienststelle selbst.
Die Akten sind in gereinigtem Zustand in archivgerechten Behältnissen (Archivschachteln, Bändelmappen, Bände, Ordner) abzuliefern. Elektronische Datenträger (Disketten) werden nicht entgegengenommen.
Die Archivschachteln, Bändelmappen, Bände oder Ordner sind mit Etiketten zu beschriften. Die Beschriftung muss enthalten:
- Bezeichnung der Dienststelle (keine Abkürzungen verwenden).
- Inhalt ( z.B. "Protokolle der Arbeitsgruppe XY", "Beschwerden", "Sachgeschäft(e) XY").
- Zeitraum von...bis (z.B. 1995-2005). Bild 1 | Bild 2
Für die abzuliefernden Akten ist ein Ablieferungsverzeichnis zu erstellen. Die Auflistung der Akten erfolgt in der im Registraturplan vorgesehenen Ordnung. Bild
Ablieferungen, welche diesen Kriterien nicht entsprechen, werden vom Staatsarchiv zurückgewiesen.
Das nach der Ablieferung vom Staatsarchiv erstellte Akzessionsprotokoll (= Zugangsprotokoll) ist von der Dienststelle mit Stempel und Unterschrift versehen unverzüglich dem Staatsarchiv zurückzuschicken.